Tiempo de Conservación de los documentos.

No toda la documentación existente en una empresa o institución, tiene el mismo tiempo de conservación, eso vendrá estipulado según la legislación vigente por la que se regulen los procesos de creación, mantenimiento y destrucción de dicha documentación. 

En esta reseña de este blog, he querido reflejar algunos ejemplos de la vigencia mínima de conservación de cada tipo de documento, no obstante, como asesores en gestión documental, recomendamos que ese tiempo de conservación se incremente, si estos no se encuentran digitalizados de manera certificada. 

Según la Normativa de Protección de Datos : Serán mantenidos por un plazo de tiempo no superior al necesario para cumplir los fines del tratamiento (Siempre que se tenga relación contractual con ese cliente)

Según tipología:

- Laboral  - Mínimo 4 años.

- Contable y Fiscal 

. Efectos Mercantiles –Mínimo 6 años.

. Efectos Fiscales – Mínimo 4 años (recomendables 10 años)

- Despachos de Abogados – Expedientes Finalizados –Mínimo 5 años.

- Libros de Registro – Mínimo  5 años.

- Blanqueo de Capitales – Mínimo 10 años. 

 - Video vigilancia – un mes desde su captación.

- Documentación clínica :

. Mínimo 5 años desde la fecha de alta de cada proceso asistencial.

. Sin destrucción – Documentación relacionada con son : Nacimiento del paciente, pruebas biométricas, medicas o analíticas que sirvan para determinar el vinculo de filiación con la madre.

- Hoteles – Libro de Registro de clientes mínimo 3 años .

- Reclamaciones de Operadoras por deudas de telefonía fija o móvil y acceso a internet –  Mínimo 3 años.

- Centro de Reconocimiento de Conductores – Mínimo 10 años.

- Auditoria de Cuentas – Mínimo 5 años.

- Informes de Investigación de Detectives - Mínimo 3 años.

- Control de acceso a los edificios – Mínimo un mes.

- Acceso a Casino y Salas de Bingo – Mínimo 6 meses. 

No hay que destruir sin asesoramiento previo

A lo largo de estos años, cuando me han solicitado un presupuesto para destrucción, hay muchos clientes que piensan que ellos no necesitan que se les certifique esa destrucción porque es muy antigua, porque son sólo facturas, porque ellos que datos de terceros van a tener guardados, porque siempre han llevado esa documentación al punto limpio de la ciudad, porque tienen una destructora y lo hacen ellos mismos y un largo etc. de explicaciones que podría estar enumerando durante un buen rato.

Se ha hablado mucho en este tiempo de la importancia de la destrucción documental, tanto que en estos años el aumento de este tipo de empresas ha crecido de manera exponencial, puesto que los beneficios de realizar una gestión documental adecuada y por ello, una destrucción confidencial, adaptándose no sólo ya a las grandes empresas, sino a las pymes en mayor o menor medida.

Destrucción Certificada Kbdoc

Lo que tiene que quedar claro, es que todas las empresas necesitan llevar una correcta gestión documental, porque todas contienen datos de terceros y a todas nos pueden extraer esos datos de manera intencionada para perjudicarnos en esta era de Internet, sobre todo porque a todas nos gustaría ser empresas punteras en nuestro sector y pioneras en nuevas tecnologías.

¿Y por qué esta destrucción necesita ser certificada?. Porque es una garantía de que se ha realizado correctamente el trabajo ante terceros, porque nos aseguramos de una destrucción profesional y que los residuos se han depositado, una vez destruidos, en una planta de reciclaje homologada, sin fugas de información y sin manipulación de personas ajenas a nuestra empresa que no estén altamente cualificadas para la realización del servicio, cumpliendo con la Ley de Protección de Datos (Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales).

Por ello, nuestro consejo si hay decidido destruir su documentación, es asesorarse y conocer cuales son sus derechos ante esa destrucción.

Historia de un Logo

Desde que comenzamos con nuestra idea de empresa, tuvimos claro que nuestro logo tenía que contener un gato. Mucha gente nos ha preguntado el por qué y como todo en esta vida, tiene su explicación y se llama Luca.

Luca (de L.U.C.A, siglas de Last Universal Common Ancestor o El Último Antepasado Común Universal) llegó a nuestras vidas allá por el año 2010, se encontraba en un garaje en Benalmádena, abandonado y con el cuello atrofiado por un collar pequeño. 

Un día, después de ordenar la documentación que andaba por casa, nos dio una imagen difícil de olvidar, no es de muy buena calidad, pero la expresión no nos dejó duda de que él se encontraba muy a gusto en esa situación, de "Guardian de los Documentos" y por tanto, de nuestra empresa, KbDoc.

Hasta hoy, Luca, nos ha demostrado que se toma muy en serio su misión y nos ha ido acompañando durante todo el proceso de creación y desarrollo de nuestro proyecto, haciendo que los momentos difíciles en la creación de KbDoc, hayan sido lo más llevaderos posible, "Ser emprendedor no es nada fácil, pero merece la pena".

Pues ya conocéis a Luca y la historia de nuestro logo, que esperemos os guste tanto como a nosotros y ya sabéis.

"SI TE PINCHA UN PAPEL, DESHAZTE DE EL"

Creciendo

Este 2019, un año que ha comenzado cargado de proyectos y de ilusiones, nos hemos lanzado la piscina y hemos decidido que KbDoc se merecía ser conocido en Málaga y provincia.

Por ello hemos creado este anuncio, diseñado por el equipo de 101tv, para fomentar y dar a conocer la importancia de la gestión documental para todo tipo de negocio.

Este año 2019, es un año de cambio, con la adaptación de la Normativa de Protección de Datos y la importancia de la Normativa ISO 27001/2017 de Seguridad de la Información, que está estrechamente relacionada con la Ley 9/2017 de 8 de noviembre, de Contratos con el Sector Público y que entró en vigor en marzo de 2018, siendo de vital importancia para el desarrollo de cualquier empresa que se quiera relacionar con la Administración y en general para todas aquellas que trabajen con una gran cantidad de información de terceros.

Sin más, os dejamos nuestro anuncio.

¡Esperamos que os guste!

¡SI TE PINCHA UN PAPEL, DESHAZTE DE ÉL!.

Traslados de oficina

Uno de los problemas a los que se puede enfrentar una empresa es decidir trasladarse de oficina, da igual por el motivo que sea, ya sea porque la sede se ha quedado pequeña por aumento de personal y de volumen de trabajo, ya sea porque se ha decidido alquilar otra oficina, etc.. realmente las causas no son relevantes, lo que si puede llegara a serlo, es cómo organizar ese traslado.

Prácticamente todo el mundo tiene claro que para una mudanza de oficina, si se tratan de mucho mobiliario, lo más seguro es contratar una empresa de mudanzas, puesto que ellos se encargarán de vaciar la antigua sede y colocar como el cliente lo requiera, ese mobiliario en el nuevo lugar, para ello son los mejor preparados.

El problema se encuentra cuando encargamos a esas empresas de mudanzas que hagan lo mismo con nuestro archivo y que esa documentación nos la dejen en el archivo nuevo organizado de la misma manera que en el antiguo, es entonces cuando podemos encontrarnos en un serio problema, las cosas no encajan.

Desde hace muchos años, intentamos que nuestros clientes confíen en nosotros para realizar ese cambio de sede por muchos motivos, pero el principal es que somos especialistas en archivos y sabemos de la importancia de gestionar correctamente esa documentación que al fin y al cabo, es la historia de la empresa, evitando pérdidas de información importantes para el desarrollo del trabajo de la misma.

Para ello, realizamos previamente un inventario de toda la documentación, numerando y encajando la documentación para su traslado de manera ordenada con el fin de que todo quede como si el archivo no se hubiera movido de su antigua sede, como si fuera una copia de seguridad de nuestros archivos, pero de manera física.

Las tareas de archivo hoy más que nunca deben de encontrarse entre las prioridades de cualquier empresa, evitando así posibles pérdidas de información que nos puedan llevar a problemas a los que no se deberían enfrentar las empresas nunca.

"SI TE PINCHA UN PAPEL, DESHAZTE DE ÉL"

Feliz 2019

Antes que nada, Feliz año 2019 desde todo lo que significa KbDoc.

En este nuevo año que comienza, lleno de proyectos y de crecimiento, de formación y de evolución, de ilusión y compromiso, por un trabajo enfocado a las personas y para las personas, donde el cliente es lo más importante y solventarles sus necesidades, nuestra misión.

Desde KbDoc, seguimos apostando por la innovación, entrando a formar parte de los proyectos de la Cámara de Comercio de Málaga, con los Programas TicCamara e Innocamara, que iremos desarrollando a lo largo de estos primeros meses del año, para garantizar nuestro trabajo y fomentar el Medio Ambiente entre nuestro personal y nuestros clientes.

Queremos seguir creciendo y creciendo al lado de las empresas y personas que han confiado en nuestro empresa desde nuestro nacimiento y con las que hemos creado un gran vínculo, no sólo empresarial, sino afectivo y de familia.

Gracias a Amupema, a CCM (Centro Comercial Málaga), a Intedya Málaga por ayudarnos a crecer.

Prácticas en Kbdoc

Desde mediados del curso 2017 - 2018 nos decidimos a colaborar con la Universidad de Málaga y con los centros que ofrecen Formación Profesional en Málaga, como empresa de prácticas, la experiencia no ha podido ser más beneficiosa para nuestra empresa.

Hemos tenido alumnos de ADE (Grado en Administración y Gestión de Empresas ) de la Uma, así como de los Módulos de Grado Medio en Actividades Comerciales (IES Rosaleda) y el Módulo de Técnico en Gestión Administrativa (Escuelas Ave María) y esperamos repetir.

Nuestra empresa tiene una visión muy especial de lo que deben ser unas prácticas en empresa, pensamos que los estudiantes deben aprender lo máximo posible para poder llegar lo más informados y formados a su vida laboral.

Les enseñamos en qué consiste el trabajo de una empresa de guarda y custodia de archivos, a digitalizar, a inventariar archivos y a la importancia de destruir la documentación de una manera eficaz tanto para nosotros como para el cliente, pero no sólo eso, también acuden a cursos ofrecidos por los distintos organismos de la ciudad (CEM, Cámara de Comercio, IMFE, etc), así como a Networking donde conocer a otros empresarios y emprendedores que puedan solventarles ciertas dudas sobre su futuro.

En este curso 2018 - 2019 volvemos a ofrecernos como empresa para la realización de prácticas, siempre intentando que nos enseñen lo aprendido en sus estudios y enseñarles lo que podamos en de este difícil, pero no por ello, mundo fascinante que es el ser emprendedor.